Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Telefonkonferenzen via „GoToMeeting“
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „GoToMeeting“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „GoToMeeting“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „GoToMeeting“ ist ein Service der LogMeIn Ireland Limited, die ihren Sitz in Irland hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ für Mitarbeiter und Kunden der Carl Kind junior GmbH steht, ist die Carl Kind junior GmbH, Holländische Str. 20, 33607 Bielefeld, Tel. +49 (0) 521 9 65 54, E-Mail: service@teamkind.de
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ für Mitarbeiter und Kunden der Warburger Klischee Anstatl GmbH steht, ist die Warburger Klischee Anstatl GmbH, Obere Hilgenstock 38, 34414 Warburg, Tel. +49 (0) 5641 76 26 0, E-Mail: service@teamwka.de
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „GoToMeeting“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
– Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (sofern vom Nutzer angegeben)
– Geräteidentifikationsdaten und Verkehrsdaten (z.B. MAC-Adresse, Web-Protokolle, IP-Adresse, Dauer der Sitzung)
– Bei Administratoren: Anmeldedaten (Benutzername, Passwort)
Sofern die Gesprächsteilnehmer die Chatfunktion nutzen, werden auch die Textdaten verarbeitet.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Carl Kind junior GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von GoToMeeting“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von GoToMeeting“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Kommunikation und Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Kommunikation und Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „GoToMeeting“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit GoToMeeting“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Der Anbieter von „GoToMeeting“ hat die Datenschutz- und Sicherheitsprogramme des Unternehmens so konzipiert, dass ein angemessenes Datenschutzniveau im Einklang mit der DSGVO gewährleistet ist, wenn für die Datenverarbeitung aus technischen Gründen auch Speicherorte auf Rechenzentren außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) genutzt werden.
Wir haben mit dem Anbieter von „GoToMeeting“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen (Datenverarbeitungsnachtrag v. 21.09.2022). Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der EU-Standarddatenschutzklauseln (diese gelten zusätzlich zum vorgenannten Datenverarbeitungsnachtrag) und technisch-organisatorischer Maßnahmen gewährleistet. Unter anderem dadurch, dass Daten während des Transports über das Internet transportverschlüsselt sind und vor einer Offenlegung gegenüber Dritter generell geschützt sind (vgl. weitere Informationen unter: https://www.goto.com/de/company/trust/privacy).
Das Datenschutzniveau wird gemessen an den voraussichtlichen Inhalten der Videokonferenzen, die in der Regel abseits der Namen der an der Videokonferenz teilnehmenden Personen keine personenbezogenen Daten beinhalten, als ausreichend angesehen.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt: datenschutz@teamkind.de ( für die Carl Kind Junior GmbH ) bzw. datenschutz@teamwka.de ( für die Warburger Klischee Anstalt GmbH)
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://www.teamkind.de/videokonferenz-datenschutz/
Stand: November 2022